RODO
OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA
Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez administratora danych osobowych, którym jest Parafia Rzymskokatolicka Przemienienia Pańskiego w Międzyborowie, ul. Mickiewicza 1, 96-316 Międzyborów reprezentowana przez Proboszcza ks. Krzysztofa Krawczyka dla potrzeb realizacji celów Kościoła, na podstawie prawa kanonicznego.
Inspektorem Ochrony Danych w Diecezji Łowickiej jest: Grażyna Wagner e-mail: kiod@lowicka.eu; ks. mgr lic. Zbigniew Kielan e-mail: iod@lowicka.eu.
Ma Pani/Pan prawo do dostępu do treści swoich danych, prawa ich stosowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia (z ograniczeniem w zakresie danych dotyczących udzielonych sakramentów bądź w inny sposób odnoszących się do kanonicznego statusu osoby).
Szczegółowych informacji na temat przetwarzania danych osobowych, podstawy ich przetwarzania, ewentualnego odbiorcy (krajowego lub zagranicznego), dokładnego okresu przechowywania danych i innych udziela administrator.
Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Kościelnego Inspektora Ochrony Danych, Skwer kard. Stefana Wyszyńskiego 6, 01-015 Warszawa, kiod@episkopat.pl.
Wydawanie dokumentów kościelnych na podstawie pełnomocnictwa
Wymóg pisemnego pełnomocnictwa dla osób trzecich
Zgodnie z przepisami RODO oraz wewnętrznymi regulacjami Kościoła, odpis aktu chrztu lub inny dokument kościelny może zostać wydany wyłącznie osobom do tego uprawnionym. W przypadku osoby pełnoletniej uprawniona jest przede wszystkim sama osoba, której dokument dotyczy (dane osobowe dotyczące tej osoby). W przypadku osoby małoletniej uprawnienie to przysługuje jej rodzicom lub prawnym opiekunom. Jeśli o dokument występuje osoba trzecia (np. członek rodziny, przyjaciel lub inna osoba działająca w imieniu osoby pełnoletniej), wymagane jest pisemne pełnomocnictwo udzielone przez osobę, której dokument dotyczy. Innymi słowy, bez pisemnego upoważnienia parafia nie wyda dokumentu osobie trzeciej. Pełnomocnictwo musi jednoznacznie wskazywać, kto jest mocodawcą (osobą, której dane dotyczą) i kto jest pełnomocnikiem, oraz do jakiej czynności upoważnia – np. odbioru odpisu aktu chrztu. Dla celów weryfikacji zaleca się, aby pełnomocnictwo zawierało dane identyfikacyjne obu osób (np. numer dowodu osobistego lub PESEL). Pełnomocnictwo może mieć formę pisma odręcznego podpisanego własnoręcznie przez mocodawcę z podaniem danych umożliwiających weryfikację tożsamości, ewentualnie może zostać poświadczone notarialnie – zależy to od wymogów konkretnej parafii oraz od stopnia zaufania do przedłożonego dokumentu.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Wydanie odpisu aktu chrztu lub innego dokumentu zawierającego dane osobowe następuje w oparciu o odpowiednią podstawę prawną wymaganą przez RODO. Udostępnienie takich danych osobowych osobie trzeciej (pełnomocnikowi) wymaga przede wszystkim zgody osoby, której dane dotyczą. Udzielenie pełnomocnictwa do odbioru dokumentu jest równoznaczne z wyrażeniem takiej zgody na przetwarzanie i udostępnienie danych – mocodawca świadomie zezwala, aby parafia przetworzyła jego dane (sporządziła odpis dokumentu) i przekazała je upoważnionej osobie. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, przetwarzanie danych jest legalne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę w określonym celu. Należy pamiętać, że dane o przyjęciu sakramentu chrztu św. są danami wrażliwymi, ujawniającymi przekonania religijne danej osoby. RODO określa je jako szczególne kategorie danych osobowych, których przetwarzanie jest co do zasady zabronione, chyba że spełniony zostanie dodatkowy warunek z art. 9 ust. 2 RODO (np. wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą). W praktyce Kościoła katolickiego podstawą przetwarzania danych w księgach metrykalnych i wydawania zaświadczeń jest zgoda/wniosek osoby zainteresowanej lub działanie w jej imieniu na podstawie pełnomocnictwa, co stanowi usprawiedliwiony i udokumentowany powód udostępnienia danych.
Konferencja Episkopatu Polski wydała w dniu 13 marca 2018 r. Dekret ogólny w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele Katolickim, dostosowujący wewnętrzne przepisy kościelne do wymogów RODO. Zgodnie z tymi przepisami kościelnymi, dane osobowe wiernych podlegają ochronie na zasadach zbliżonych do prawa świeckiego, a wydawanie dokumentów sakramentalnych może nastąpić wyłącznie wobec osób uprawnionych lub na ich wyraźne życzenie. Kościelny Inspektor Ochrony Danych (KIOD) nadzoruje przestrzeganie tych zasad i podkreśla, że każda parafia jest zobowiązana zapewnić zgodność swoich działań z RODO oraz dekretami kościelnymi w zakresie ochrony danych.
Weryfikacja tożsamości i uprawnień przez administratora danych
Parafia (administrator danych osobowych zawartych w księgach metrykalnych) ma obowiązek dokładnej weryfikacji tożsamości osoby odbierającej dokument oraz przysługujących jej uprawnień. Przy wydawaniu odpisu aktu chrztu lub innego dokumentu kościelnego należy okazać ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport itp.), aby potwierdzić, że odbierającym jest właściwa osoba. Jeśli dokument odbiera pełnomocnik, musi on okazać swój dokument tożsamości oraz przedłożyć oryginał pełnomocnictwa (pisemnego upoważnienia) udzielonego przez mocodawcę. Administrator danych ma prawo, a nawet obowiązek, zweryfikować autentyczność pełnomocnictwa – może to obejmować sprawdzenie zgodności danych osobowych na upoważnieniu z dokumentem tożsamości pełnomocnika, a także weryfikację podpisu mocodawcy. W razie wątpliwości co do wiarygodności przedstawionych dokumentów, parafia może odmówić wydania odpisu do czasu wyjaśnienia sprawy lub zażądania np. notarialnego poświadczenia podpisu.
Przykładowe pełnomocnictwo
[Miejscowość], dnia [data]
Pełnomocnictwo do odbioru dokumentu
Ja, [imię i nazwisko mocodawcy], legitymujący/a się dowodem osobistym nr [xxx]
(PESEL: [xxxxxxxxxxx]), niniejszym upoważniam Pana/Panią [imię i nazwisko pełnomocnika],
legitymującego/ą się dowodem osobistym nr [yyy], do odbioru
[rodzaj dokumentu – np. **odpisu aktu chrztu**] dotyczącego mojej osoby
z parafii [pełna nazwa parafii i miejscowość].
Czytelny podpis mocodawcy: ____________________________
